Dispositions générales
1. Toute personne déléguée par des instances de l’AÉBÉPEP pour la représenter à l’extérieur du campus, quelle que soit la nature de l’occasion, peut demander à la corporation un remboursement pour les frais encourus à cette fin.
2. Pour ce faire, la personne doit fournir une pièce justificative.
3. La dépense doit être approuvée par le président et par le vice-président aux finances.
4. L’achat de produits du tabac ou de boissons alcoolisées ne constitue pas une dépense admissible à un remboursement.
5. La présente politique entre en vigueur dès son adoption et peut être modifiée sous résolution du conseil d’administration.
Hébergement
6. Lorsqu’un évènement hors campus requiert la présence d’un délégué avant 12h00, les frais d’hébergement du soir précédent sont remboursés sur la présentation d’une pièce justificative jusqu’à concurrence de 45$ par nuit.
7. Lorsqu’un évènement hors campus requiert la présence d’un délégué après 18h00, les frais d’hébergement de la soirée sont également remboursés sur la présentation d’une pièce justificative jusqu’à concurrence de 45$ par nuit.
Déplacement
8. Lorsqu’un évènement hors campus requiert le déplacement d’un délégué, les frais de covoiturage peuvent être remboursés sur la présentation d’une pièce justificative jusqu’à concurrence de 15$ pour l’allée et 15$ pour le retour.
9. Exceptionnellement, lorsqu’un véhicule personnel est utilisé comme moyen de transport, un montant de 50$ pour l’aller-retour pourra être alloué au conducteur de la voiture. Ce montant est le même pour tous les modèles de voitures.
Nourriture
10. Lorsqu’un évènement hors campus, à l’extérieur de la région de Québec, requiert la présence d’un délégué durant l’heure des repas, ces derniers peuvent être remboursés.
11. Les pourboires de 15% sont inclus dans le remboursement des frais de repas qui sont remboursés sur la présentation d’une pièce justificative jusqu’à concurrence de 6$ pour le déjeuner, 11$ pour le diner et 12$ pour le souper.
